Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Понятие, назначение, принципы регистрации документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По общему правилу не регистрируются документы, полученные для сведения и не требующие исполнения или ответа. Обычно перечень таких документов содержится в приложении к инструкции по делопроизводству. Если инструкции по делопроизводству в организации нет, список нерегистрируемых документов может быть утвержден приказом руководителя организации.
Этапы процесса работы с входящей корреспонденцией
Процесс работы с входящей корреспонденцией можно разбить на этапы:
- прием;
- сортировка;
- регистрация корреспонденции;
- направление документов адресатам для принятия управленческого решения;
- направление документов на исполнение;
- исполнение документов;
- организация контроля исполнения документов;
- формирование исполненных документов в дела.
Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников. Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так:
- Руководитель – это руководитель учреждения или структурного подразделения. Рассматривает поступившие на его имя документы, принимает по ним управленческое решение, оценивает результат исполнения.
- Ответственный исполнитель – сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Ответственный исполнитель». Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, организует работу соисполнителей, докладывает Контролеру о ходе исполнения документа.
- Исполнитель – сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Исполнитель». Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, отчитывается перед Руководителем или Контролером о ходе исполнения поручений по документу. При наличии Ответственного исполнителя является соисполнителем.
- Контролер – сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Контролер» либо являющийся таковым на основании внутренних нормативных документов организации. Получает от Ответственного исполнителя и соисполнителей отчеты о ходе исполнения документа. Принимает решение о завершении работ по документу и снятии его с контроля.
- Секретарь – секретарь руководителя. Получает документы на бумажном носителе для дальнейшего их доклада Руководителю, вносит в регистрационные материалы отметки о движении документов.
- Делопроизводитель – сотрудник службы ДОУ. Отвечает за получение, сортировку, регистрацию, занесение сведений о документе в регистрационные материалы, отправку документа на резолюцию, направление документа на исполнение, ведение контроля за ходом исполнения документа. Получает от исполнителей отчеты о завершении работ по исполнению документа, направляет отчеты Контролеру. По поручению Контролера возвращает документы на доработку или снимает их с контроля.
Также, с моей точки зрения, необходимо ввести и такие понятия, как стадия жизненного цикла служебного письма или статус документа, в зависимости от которого у каждого участника процесса могут быть свои четко определенные функции / обязанности (см. Таблицу 1).
Только при необходимости дальнейшего использования осуществляется организация работы с документами. Регистрация документов не нужна, если они принимаются лишь для сведения. В каждой компании должен быть утвержден список документов, которые не должны регистрироваться. Как правило, он содержится в приложении к инструкции для делопроизводителей, но также может быть составлен в виде самостоятельной бумаги. Его нужно обновлять, если того требует ситуация.
Обычно к нерегистрируемым бумагам относят:
- Рекламные материалы.
- Поздравления.
- Приглашения на семинары и конференции.
- Книги и иные печатные издания.
- «Личные» пакеты, полученные по почте.
- Копии документов госорганов.
- Информационные письма.
При регистрации каждому документу присваивается соответствующий номер. Входящие бумаги имеют свою систему номеров, которую проставляют в отметке о поступлении.
Процедура осуществляется единственный раз. Это является одним из главных правил организации работы с документами. Регистрация документов в крупной компании выполняется в канцелярском отделе. Если же речь идет о небольшой фирме, то этим вопросом занимается секретарь. В компании, где имеются подразделения и иные структурные группы, этот процесс может проводиться децентрализованным образом. Это, правда, касается лишь внутренних бумаг. Их регистрация должна осуществляться в день получения, утверждения или отправки.
Автоматизированные электронные системы
Данная форма ведения документации осуществляется посредством ПО (или программного обеспечения). Оно устанавливается на ПК, сервер или несколько объединенных ПК. При использовании автоматизированной системы сведения вводятся в электронную карточку, которая сохраняется в соответствующей базе данных. Чтобы обеспечить сохранность, параллельно информация сохраняется в дополнительной (резервной) базе данных.
Именно такая форма получила в настоящее время наибольшее применение, так как обладает существенными преимуществами по сравнению с двумя предыдущими вариантами. В частности, это:
- Быстрый поиск по любому основанию, например, дате.
- Формирование отчетов и аналитической информации в автоматическом режиме.
- Возможность регистрации с разных мест работы в одно и то же время.
- Возможность ведения документооборота в децентрализованном порядке в отдельных подразделениях с объединением информации в единой базе данных.
- Другие возможности.
Программа для регистрации документов может быть разработана и, непосредственно, организацией. Однако, в подавляющем большинстве случаев применяются готовые решения, которые позволяют легко работать с большим объемом документов, начиная со стадии создания и заканчивая его исполнением или отправкой в иную компанию.
В автоматизированной системе могут собираться и храниться самые полные сведения обо всех документах. Благодаря этому реализуется эффективный контроль и ведется справочная работа, а при необходимости – внутренняя опись.
Существует ли перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов?
В соответствии с положениями ГСДОУ и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, учетные, отчетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые внутри организации, так и направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных организаций и частных лиц.
Порядок и место регистрации документа (служба ДОУ организации или структурные подразделения по направлениям) определяется локальным нормативным актом (Положением о документационном обеспечении управления или Инструкцией по делопроизводству конкретной организации). Перечень документов, не подлежащих регистрации (в службе ДОУ), включают в состав указанных нормативных документов.
Эксперт делится важной информацией о регистрации документов в материале по ссылке.
Традиционно в перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ, относят: проекты внутренних документов; документы, присланные для сведения; пригласительные билеты на собрания, презентации, конференции и т. п. мероприятия; рекламные извещения, проспекты, буклеты, каталоги; рекламные и коммерческие предложения по вопросам, не имеющим отношения к деятельности организации; печатные издания (брошюры, книги, газеты, журналы и т. д.); бухгалтерскую, кадровую, проектно-конструкторскую, технологическую документацию (регистрируется в соответствующих структурных подразделениях); поздравления и т. д.
Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!
Какие виды входящих документов в организации не принимаются и отправляются обратно отправителю
Следует учитывать, что принимать к обработке и дальнейшей регистрации нужно не все виды входящих документов. В том случае когда письмо, особенно если его адресатом является юридическое лицо, оформлено неправильно, то есть не имеет обязательных к заполнению реквизитов, оно не может рассматриваться как юридически значимый документ. Например, если оно написано от руки на тетрадном листе, или на стандартном, но без указания исходящего номера и печати предприятия. У секретаря в этом случае есть полное право отказать в приеме и регистрации такого документа.
Обратите внимание: Письма, написанные на бланках предприятий, имеющие все необходимые реквизиты, могут не заверяться печатью.
Регистрация входящих документов не производится и в том случае, когда письмо, по сути, является сопроводительным, но сами документы, перечисленные в нем, к нему не приложены или же приложены не в полном составе. Это же может случиться, когда пакет с деловыми бумагами был передан с поврежденной упаковкой. В такой ситуации необходимо составить акт, подтверждающий отсутствие документов, указанных как приложения, и направить его вместе с исходным письмом в адрес отправителя.
Обратите внимание: Если на письме, направленном в адрес предприятия стоит пометка «Лично», его, не вскрывая и не регистрируя, необходимо передать адресату.
Регистрация входящих документов: чья это обязанность
Ответ на этот вопрос зависит от того, какая форма приема документов установлена в конкретной компании. Это может быть одна из двух форм:
централизованная;
децентрализованная.
При централизованной форме приема документов вся почта передается в руки лица, ответственного за регистрацию входящих документов. Это, чаще всего, является одной из обязанностей секретаря или одного из работников канцелярии. Как правило, такая форма характерна для небольших предприятий, объем документооборота которых сравнительно невелик.
Децентрализованная форма приема входящей корреспонденции означает, что после предварительной сортировки и обработки документы направляются в разные структурные подразделения, по принадлежности. Регистрацию входящих документов в этом случае осуществляют сотрудники данных подразделений, эта обязанность закрепляется соответствующим приказом. Децентрализованная форма более удобна для крупных организаций и предприятий с большими объемами документооборота.
Прежде чем бросаться создавать журнал регистрации внутренних документов в Экселе, нужно ответить самой себе на вопрос: какие конкретно внутренние документы создаются в нашей конкретной организации?
В целом внутренние документы – это вся управленческая документация, существующая в организации, кроме входящих и исходящих писем. Обратите внимание: слово «управленческая» здесь ключевое. Бухгалтерские, кадровые, судебные, технические документы мы не трогаем: ими занимаются в соответствующих отделах. Нас интересуют только те, что образуются в процессе управления организацией и попадают в сферу ответственности документационного обеспечения управления. Это:
- Инструкции
- Положения
- Регламенты
- Приказы по основной деятельности
- Распоряжения (указания)
- Планы
- Графики
- Отчеты
- Протоколы
- Записки всех видов (служебная, докладная, объяснительная) и т.д.
Все эти документы надо регистрировать отдельно друг от друга. Служебная записка и приказ не должны учитываться в одной и той же регистрационной форме, как и акт с протоколом, и указание с положением.
ФОРМЫ И ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ
Документы могут быть получены следующими способами:
- По почте.
- Посредством курьерских служб.
- По факсу.
- По электронной почте.
Разные формы организации регистрации документов осуществляются в отношении следующей корреспонденции:
- Входящей.
- Исходящей.
- Внутренней.
Для входящего документа указываются такие данные, как:
- Дата получения.
- Входящий номер.
- Дата составления документа.
- Индекс.
- Номер регистрационный.
- Автор документа.
- Название.
- Резолюция.
- Период выполнения.
- Исполнитель.
- Ход работы.
- Номер дела, куда он направляется после необходимых манипуляций.
Сперва осуществляется организация регистрации первичных документов, которые заполняются не полностью, так как еще не были представлены руководителю, и не имеют соответствующей резолюции, а также назначенного периода выполнения и исполнителя. Остальные данные указываются после ознакомления уполномоченных лиц. Если с руководителем налажена хорошая связь, и он просматривает корреспонденцию каждое утро, можно сперва показать документ ему, а после принятия соответствующего решения внести сразу все необходимые данные.
Если речь идет об организации регистрации и контроля исполнения документов внутреннего назначения, то данные могут указываться в соответствующей форме с возможностью последующих изменений и дополнений. Дата получения в них, разумеется, отсутствует. Поэтому в отличие от входящего, у внутреннего документа есть единственный регистрационный номер.
Журнальная система удобна тогда, когда организация имеет дело с небольшим количеством документов. Если в компании имеется большой объем документооборота, то она уже не применяется, так как по многим показателям уступает другим, более прогрессивным системам.
В журналы регистрации документов в организации сведения указываются в той последовательности, при которой поступают в нее. Данным процессом занимается один человек. Таким образом, когда поступает много документов, то регистрация занимает длительное время. Естественно, это сильно тормозит рабочий процесс.
Карточная регистрационная система решает недостатки, которые имеются при ведении делопроизводства по журналам. Она появилась в начале прошлого века и очень распространена в европейских странах. В России же она получила распространение при разработке Единой государственной системы делопроизводства. Данная система регистрации документов в организации необходима для того, чтобы без проблем справляться с большим объемом бумаг. Она отличается следующими преимуществами:
- Процессом регистрации могут заниматься сразу несколько сотрудников.
- Документы можно изготавливать в том количестве, которое нужно для налаженного функционирования организации.
- Карточки можно систематизировать, а также делать картотеки. Благодаря этому становится доступной справочная функция.
- Определенный экземпляр может передаваться для осуществления контроля за исполнением документов.
- Форма и указание реквизитов определяются непосредственно в организации, и прописываются в инструкции по делопроизводству.
- Выбранную форму карточки можно размножить, используя ксерокс. Чтобы вести учет, нужно иметь тираж, достаточный, как минимум, на 1 год.
Организация может иметь столько экземпляров карточек, сколько потребуется. Обычно нужно заполнять как минимум два. После этого один экземпляр хранится в сроковой картотеке, а другой – в информационно-справочном отделе. Сам документ направляется исполнителю для работы. Но нередко используют три карточки для того, чтобы последний также передавать исполнителю.
Подобная система подходит как для документов для регистрации общественной организации, так и для ведения делопроизводства в государственном учреждении. Справочные картотеки создают по разным вопросам, к примеру, по регионам. Тогда их число автоматически увеличивается. Безусловно, данная система отличается трудоемкостью, и может эффективно формироваться лишь в таких организациях, где служба делопроизводства выполняет свои функции безупречно. Более современная система помогла избавиться от необходимости заполнения огромного количества карточек. Она стала возможной, благодаря внедрению компьютерных технологий.
Термин «повторная регистрация документа» и его определение не содержатся в нормативно-методической базе делопроизводства.
Журнал регистрации исходящих документов: как исправлять ошибки?
И высокая квалификация не спасает бухгалтеров от ошибок. Не редко возникают ситуации, когда для исходящих деловых бумаг пропускают несколько номеров. Не допускается вносить изменения в бумагах, которые уже прошли регистрацию.
Соответствующая запись ставится там, где номера пропущены. Этого достаточно для внесения большей ясности. Печать и подпись ответственного сотрудника заверяют такую запись.
В «примечаниях» делается запись об аннулировании, если регистрация бумаг в журнале регистрации исходящей корреспонденции прошла по ошибке.
Появилась двойная регистрация? Об этом сообщают с указанием номера исходной бумаги, тогда его легче будет найти.
Узнать, как заполнить журнал регистрации приказов по основной деятельности и скачать его образец, вы можете в этой публикации.
Правила и порядок его заполнения
В октябре 2007 года был введён Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», соответствующий европейскому стандарту ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General. Относительно порядка заполнения бумажной версии в нём указаны следующие правила:
- Пункт 9.4 говорит о том, что главное назначение регистрации документа – это доказательство того, что он существует и включён в систему управления документами.
- Там же указано, что централизованная регистрация состоит из краткого описания документа (заявление о …, доклад о …, извещение о …), указывается число его прохода, присваивается уникальный номер. Именно это позволяет считать его включённым в систему управления документами.
- Относительно децентрализованной (электронной) регистрации говорится о том, что сама электронная почта автоматически фиксирует входящее сообщение и в дополнительной фиксации не нуждается.
- Существует также автоматизированная система регистрации, фиксирующая одновременно и электронные, и письменные документы, пришедшие на имя заведения.
В Российской Федерации не существует определённого шаблона журнала, поэтому каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму его заполнения. Однако обязательными должны быть следующие графы:
- Дата получения.
- Регистрационный номер.
- От кого.
- О чём.
- Кому.
- Ответственный.
Для чего нужен журнал
В каждой организации ежедневно происходит оборот многочисленных входящих и исходящих деловых бумаг. Первые приходят от клиентов и партнеров. Их относят директору или его заместителю, которые распределяют документацию для исполнения. Вторые, предназначенные для контрагентов и различных инстанций, складывают по конвертам и отправляют на почту.
ВАЖНО!
Регистрация документации на предприятии — не прихоть, а необходимый процесс. Исчезновение бумаги от важного партнера вызовет не только ухудшение имиджа предприятия, но и существенные убытки. Если сведения о документе зафиксируют в книге учета, он не затеряется и дойдет до того, кому предназначался.
Эти книги не подлежат строгой отчетности. Но их обязательно регистрировать, присвоив специальный номер. Всю корреспонденцию необходимо фиксировать в книге учета в день поступления. Определимся пошагово, как вести журнал входящей документации:
- Сначала деловые бумаги сортируют.
- Затем присваивают регистрационные номера.
- Отмечают момент их поступления в компанию.
- Позже вносят информацию об их последующем распределении по организации.
Записи, сделанные в книге учета, помогают структурировать документооборот в компании. Это облегчит поиск и избавит от спорных вопросов в суде, если возникнет такая необходимость.
Главные задачи журнала:
- учет, порядок и сохранность деловой переписки;
- распределение полученных писем и распоряжений;
- быстрое реагирование на запросы начальства;
- контроль за решением важных вопросов в срок;
- выдача справок по полученным документам.
Чаще всего ведение подобных регистрационных книг возложено на делопроизводителя или секретаря. А иногда на других должностных лиц, назначенных распоряжением директора (например, на кадровика или бухгалтера).
Единого перечня нерегистрируемых документов не существует
По общему правилу не регистрируются документы, полученные для сведения и не требующие исполнения или ответа. Обычно перечень таких документов содержится в приложении к инструкции по делопроизводству. Если инструкции по делопроизводству в организации нет, список нерегистрируемых документов может быть утвержден приказом руководителя организации.
Как правило, к нерегистрируемым относятся:
- сводки и информация, присланные для сведения;
- копии приказов руководителя по основной деятельности;
- копии распорядительных документов вышестоящей организации;
- формы статистической отчетности;
- графики, наряды, заявки;
- прейскуранты, прайс-листы,
- технические условия;
- поздравительные письма и телеграммы;
- пригласительные билеты;
- рекламные извещения, плакаты, программы мероприятий;
- учебные планы, программы;
- печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги);
- корреспонденция работников с пометкой «лично» и многие др.
В случае если нарушены правила оформления документов, служба делопроизводства вправе их не регистрировать.
Регистрация документов: цели, формы, порядок
Итак, регистрация документов заключается в том, что в специальный журнал или карточку вносятся сведения о зарегистрированном документе. Как наиболее часто используемую рассмотрим журнальную форму учета документов. Для отдельных видов документов законодательством установлены формы журналов регистрации и порядок их ведения.
Т.о. регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы.
Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Т.о. регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы.
Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Телеграммы и факсы должны быть зарегистрированы в момент получения, после чего их незамедлительно передают адресату.
В Правилах делопроизводства дано определение документа (применительно к федеральным органам исполнительной власти), которое также позволяет судить о значимости регистрации (учета) документов в организации.